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Fokussieren Sie sich auf die richtigen und wichtigen Aufgaben, Projekte und Ideen.

Die Prioritätsmatrix hilft Ihnen aus einer Menge von Ideen, Aufgaben, Projekten oder anderen Elementen, die richtigen bzw. wichtigen auszuwählen, indem Sie die Elemente nach zwei Dimensionen visuell sortieren (zum Beispiel bei Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit) und sich dann auf die Elemente in einem Quadranten (beispielsweise rechts oben) konzentrieren. Nutzen Sie die Prioritätsmatrix, um im Team nachvollziehbare Entscheidungen anhand von objektiven Kriterien zu treffen und die Entscheidungen zu dokumentieren.

Erfahren Sie mehr über die Methode des Datenstrategie-Designs.

Tutorial

KONTEXT

Ausgangslage für die Prioritätsmatrix ist eine Sammlung von Ideen, Aufgaben oder anderen Elementen, die ein Team beispielsweise im Rahmen einer Ideenfindung erstellt hat. Beispiele hierfür sind:

• mögliche Lösungen im Rahmen eines Analytik-Anwendungsfalls
• datengetriebene Anwendungsfälle im Rahmen einer Datenstrategie
• Optimierungspotentiale von Kundenkontaktpunkten
• zu erledigende Aufgaben

Im nächsten Schritt sollen aus der Menge der Ideen oder Aufgaben diejenigen Elemente identifiziert werden, denen das Team zukünftig seine Zeit und Aufmerksamkeit widmen soll.

START

Hierzu definieren Sie gemeinsam mit dem Team zunächst zwei Faktoren, welche Kriterien für die Priorisierung bestimmen und beschriften die Achsen der Prioritätsmatrix (linke Seite & untere Seite) mit entsprechenden Karten.

Beispiele für Faktoren zur Priorisierung sind:

• bei Aufgaben: Dringlichkeit und Wichtigkeit
• bei Ideen: Umsetzbarkeit und (positive) Wirkung
• bei Projekten: Kosten und Nutzen

Bei mehr als zwei Vorschlägen für geeignete Faktoren lassen Sie das Team abstimmen und wählen die zwei Faktoren mit den meisten Stimmen.

ERSTE KARTE

Platzieren Sie nun die erste Karte auf der Prioritätsmatrix - und zwar genau in die Mitte, wo sich die vier Quadranten (I, II, III und IV) treffen.

Fragen Sie das Team: "wie schneidet die Aufgabe oder Idee bzgl. des ersten Faktors ab? Überdurchschnittlich hoch oder unterdurchschnittlich niedrig?" Verschieben Sie die Karte entsprechend auf der X-Achse, bis das Team sich über die horizontale Position einig ist.

Verfahren Sie identisch mit dem zweiten Faktor, also der Y-Achse, und platzieren Sie die Karte entsprechend vertikal.

ZWEITE, DRITTE USW. KARTE

Bei jeder weiteren Karte (Aufgabe oder Idee) wiederholen Sie diese Fragen und Aktionen. Wenn sich das Team bzgl. der Position unsicher ist, fragen Sie zusätzlich: "wie bewertet ihr die Karte im Vergleich zur ersten, zweiten usf. Karte hinsichtlich dem ersten bzw. zweiten Faktor?".

Wichtig ist, dass die Karten in ihrer relativen Position zueinander die Einschätzung des Teams widerspiegeln.

ENDE

Deswegen sollten Sie am Ende des Prozesses, wenn alle Ideen, Aufgaben etc. auf der Prioritätsmatrix platziert sind, die Frage stellen, ob die Karten im richtigen Verhältnis zueinander stehen und ggf. nachjustieren. Abschließend wählen Sie die Karten aus, auf die das Team im weiteren Verlauf des Workshops fokussieren soll. Dies sind in der Regel die Karten im oberen rechten Quadranten (Nummer II), also beispielsweise die Aufgaben mit einer hohen Wichtigkeit und einer hohen Dringlichkeit.

Wenn sich in diesem Quadranten keine Karten befinden, wählen Sie die Karten im rechten unteren Quadranten (Nummer IV) oder alternativ die Karten im linken oberen Quadranten (Nummer I).

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Die Vorlage Prioritätsmatrix basiert auf dem Eisenhower-Prinzip (vgl. Wikipedia).